Fórmula para ordenar datos en Excel.

Excel nos permite ordenar la información rápidamente utilizando el comando Ordenar y filtrar, pero en ocasiones necesitamos una fórmula para ordenar datos en Excel y en esta ocasión te mostraré una alternativa para hacerlo.

Los datos que utilizaremos en nuestro ejemplo tienen una columna de texto y otra columna de números. En el primer ejemplo ordenaremos los datos por los datos numéricos y en el segundo ejemplo ordenaremos por los valores de texto.

Fórmula para ordenar datos numéricos

Para nuestro primer ejemplo haremos un ordenamiento descendente de la columna Calificación. La función que nos permitirá hacer esto de una manera sencilla será la función JERARQUIA.EQV la cual obtiene la posición de un número dentro de un rango. Es importante mencionar que esta función está disponible a partir de Excel 2010, para versiones anteriores debes utilizar la función JERARQUIA. Ahora considera la siguiente fórmula:

=JERARQUIA.EQV(B2,$B$2:$B$9)

Esta fórmula obtiene la posición del valor en B2 dentro del rango B2:B9 que para nuestro ejemplo será la posición 3, observa el resultado:

La columna Posición asigna el número 1 al valor más alto dentro del rango y a partir de ahí se enumeran todos los registros. Puedes ver que la posición 8 corresponde a la calificación 61 la cual es la más baja de todas las calificaciones. Ahora que ya tenemos las posiciones podemos ordenar los datos utilizando como referencia la columna posición y utilizando la Indicé la función COINCIDIR de la siguiente manera:

=INDICE ($A$2:$A$9, COINCIDIR (E2, $C$2:$C$9,0))

La función INDICE obtiene un valor dentro de un rango con solo especificar su fila. Con esta fórmula estamos buscando dentro del rango A2:A9 y la fila la obtenemos al hacer coincidir el número 1 de la columna E con el número 1 de la columna C (Posición) que para nuestro ejemplo es Roberto:

Al copiar la fórmula hacia abajo obtenemos automáticamente el nombre de cada alumno de acuerdo a su posición. Para obtener el dato de la calificación usamos una fórmula idéntica a la anterior con la diferencia de que la función INDICE hará la búsqueda sobre el rango B2:B9: